Настройки отображения

Размер шрифта:
Цвета сайта:
Изображения

Настройки

ОМСКАЯ ГУБЕРНИЯ

ОМСКАЯ ГУБЕРНИЯ

Портал Правительства Омской области

Оконешниковский муниципальный район

Организационная структура и функции Аппарата

Управление образованием осуществляя возложенные на него функции, имеет право:

1. Участвовать в разработке  образовательных программ и программ  социального развития муниципального образования,  в формировании  местного  бюджета.  

2. Издавать  в пределах своей компетенции  приказы, положения, инструкции, другие  нормативные  правовые акты обязательные  для исполнения подведомственными учреждениями, давать разъяснения по ним; давать распоряжения  и указания, обязательные для исполнения  указанными учреждениями.

3. Инициировать приостановление действия приказов руководителей муниципальных образовательных учреждений, противоречащих законодательству  Российской  Федерации, принимать  меры по их отмене.

4. Вносить предложения об отмене  или приостановлении действия  на  территории муниципального образования актов органов местного самоуправления, нормативных документов подразделений, входящих в противоречие с действующим законодательством Российской Федерации.

5. Ходатайствовать  Главе  о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных образовательных учреждений.

6. Осуществлять  награждение работников системы  образования и участников образовательного процесса  муниципального образования  грамотами,  ценными подарками, премиями, выносить благодарность.

7. В установленном  порядке  создавать при  Управлении образованием в пределах утвержденных лимитов структурные подразделения (службы, отделы), деятельность которых регламентируется  соответствующими положениями.

Управление образованием обязано:

1. Обеспечивать проведение  в жизнь государственной политики в сфере образования;

2. Осуществлять контроль на всех уровнях системы образования  муниципального образования, а именно: осуществлять контроль за:

- выполнением принимаемых решений  Управления образования;

- соблюдением государственных образовательных стандартов и нормативов обеспечения  муниципальными  образовательными учреждениями;

- исполнением муниципальными образовательными учреждениями законодательства Российской Федерации;

- соблюдением порядка аттестации педагогических кадров в муниципальных  образовательных учреждениях;


- исполнением муниципальными образовательными учреждениями финансовой дисциплины.-деятельностью руководителей муниципальных  образовательных учреждений в  целях осуществления государственной политики в области образования;

Заголовок должностной инструкции четко очерчивает круг лиц, на которые распространяются ее требования.

Инструкция  – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция состоит из следующих  разделов:

- общие положения, в этом разделе указываются сведения общего характера;

- цели, задачи и направления деятельности;

- функциональные обязанности;

- права;

- ответственность;

- должен знать;

- должен иметь.

Инструкция  является документом постоянного или  длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются  четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа должен, следует, необходимо, имеет право, не допускается, рекомендуется, запрещается  и так далее. Текст инструкции излагается от третьего лица или безличной  форме.


Организацией документооборота в Управление образования занимается секретарь. В Управление образования нет службы документационного  обеспечения управления и поэтому  вся работа ложиться на плечи секретаря.Инструкция  Управления образования утверждается начальником Управления образования. Инструкция утверждается приказом, в нем устанавливается срок введения инструкций, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Документооборот в Управление образования осуществляется в виде потоков документов, движущихся между пунктами обработки информации (начальник и специалисты Управления образования) и пунктами технической  обработки документов (экспедиция и  др.).

Документооборот разделяется на входящие, исходящие  и внутренние потоки документов в Управление образования.

Деятельность Управления образования обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.

Все исходящие и большинство внутренних документов, согласно инструкции по делопроизводству, оформляются машинописным способом. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для любой управленческой работы. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, сможет привести к отрицательным экономическим последствиям. Движение документов в Управление образования с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

13

В технологической цепочке обработки  и движения документов в Управление образования выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию 
документов; 

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка.

Каждый из этапов выполняется по традиционной технологии секретарем Управления образования.

Работа  с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление  на исполнение, исполнение и отправка. В Управление образования прием и обработка  документов, операции по их отправке производятся секретарем.

Доставка документов в Управление образования осуществляется почтой, факсом и электронной почтой. Задача секретаря – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение. Секретарь Управления образования придерживается правил первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

- проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату;

- проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю;

14

- конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкладывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа;

- секретарь ведет учет всех поступающих документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа;

- процесс первичной обработки заканчивается сортировкой на те, что требуют обязательного рассмотрения начальником Управления образования, и те, что направляются непосредственно специалистам Управления образования.

Значительное количество документов, содержащих оперативную информацию, поступают по факсимильным аппаратам, электронной почте. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних  организаций, проходит передача «из  рук в руки». Все эти способы  доставки создают мощные документопотоки, содержащие необходимую для Управления образования информацию. Секретарь  обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным  каналам связи документов.

В Управление образования установлен единый порядок, согласно которому все  документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно  проходят первичную обработку.

Документы, решения по которым исполняются несколькими специалистами, передаются им одновременно в копиях. Подлинник остается у секретаря для хранения. Необходимость размножения документов и количество копий определяются начальником или исполнителем. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа начальником Управления образования. Исходящие документы подлежат отправке. Секретарь выполняет следующие  действия по отправке документов:

- проверка наличия всех листов и приложений;


- написание адресата отправителя;- вкладывание в конверт;

- сортировка почты по адресам;

- доставка на почту или непосредственно получателю.

Отправкой документов в Управление образования занимается секретарь.

Документы регистрируются в Управлении образования один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

Регистрируются документы, как поступающие по почте и через, так и получаемые по факсу, электронной почте.

Для входящих, исходящих и внутренних документов, ведутся журналы с самостоятельными регистрационными номерами. Для каждой категории документов разработана своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Во всех регистрационных журналах графы заполняются в хронологической последовательности. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. Она затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Распорядительные документы – это большая группа документов, позволяющих организовать, упорядочить, согласовать какую-либо деятельность. Они позволяют создать согласованную программу действий, объединить людей, подразделения, организации, государства для достижения единой цели, придавая при этом их деятельности планомерный и согласованный характер.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.


Основной задачей Управления образования является контроль за деятельностью образовательных учреждений.Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный  поиск, контроль исполнения документов.

Для управления образовательными учреждениями издаются организационно-распорядительные документы, их роль и количество в  Управлении образования гораздо выше, чем в других организациях, т.к. они помимо сотрудников и преподавателей касаются и главных субъектов  учебного процесса – учащихся.

Во время проведения анализа состояния документирования и документооборота в Управление образования были выявлены следующие виды организационно-распорядительных документов: положение, инструкция, приказы.

Из организационно-распорядительных документов в Управление образования издаются приказы. Приказы издаются начальником Управления образования для решения оперативных вопросов, связанных с организацией деятельности Управления образования. В соответствии с номенклатурой дел Управления образования выделяются следующие виды приказов:

1.                      Приказы начальника Управления образования по основной деятельности (административные приказы) готовятся по вопросам, связанным с изменением структуры Управления образования, правовой базы или регламентирования деятельности Управления образованием.

2.                      Приказы начальника по личному составу работников (кадровые приказы) готовятся по вопросам, связанным с приемом на работу, увольнением, перемещением сотрудников в Управлении образования и структурных подразделениях; о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках.

Приказ по личному составу существенно отличаются от приказа по основной деятельности.


Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В Управлении образования приказы издаются как  инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.В Управлении образования приказ по основной деятельности оформляется  на бланке Управления образования, где указан вид документа (приказ), предусмотрено место для индекса документа, дата, заголовок к тексту.

Распорядительная часть приказа  начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с  новой строки (без абзаца). Текст приказа делиться на пункты, которые  нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может  быть образовательное учреждение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в текст приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.


В среднем за один год в Управлении образования издается: 1563 организационных документа и 640 распорядительных документа.Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года. В Управлении образования ведется журнал регистрации приказов по кадрам и приказов по основной деятельности.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. 

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. 

На основе резолюции начальника Управления образования информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. 

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Также в Управлении образования прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением следующих документов: резюме, заявление, анкета, трудовой договор, приказ о приеме на работу, запись в трудовой книжке, оформление личной карточки и личного дела сотрудника, открытие лицевого счета.


При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором  излагают просьбу о зачислении в организацию, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должностьРезюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела, в  которое подшивается и заявление о приеме на работу.

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Согласие на прием нового работника  дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке  к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п. (Приложение 3)

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти  глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.


Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся:Трудовая книжка  является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);